Телефонный этикет: как быть культурным на работе

Администратор, 14.06.2012

Блог компании "АТС Дизайн" посвящен не только астериску, но и отрасли коммуникаций в целом.

Корпоративное общение не может происходить без соблюдения неких формальностей, и именно о бизнес-этике я хочу сегодня поговорить.

Для большинства компаний современные технологии облегчили общение, однако частое использование таких средств связи как: конференц связь, видеоконференции, мгновенный обмен сообщениями - породили целый ряд весьма неприятных привычек, которые зачастую могут поставить компанию в неловкое положение.

Ниже приведены наиболее грубые ошибки, а также способы их избежания.

Система обмена мгновенными сообщениями (IM)

  • Стучите прежде чем войти. Большинство людей знают, что нужно поступать именно так и не будут вламываться в чужой кабинет без предупреждения. Это же правило применимо и к обмену сообщениями. Прежде чем начать разговор, вежливо спросите может ли человек уделить Вам немного времени. Если об этом спрашивают Вас, научитесь вежливо говорить нет, и если в данный момент Вы заняты, то предложите собеседнику другое время.

  • Будьте лаконичны. Чат лучше всего подходит для обмена короткими сообщениями. Если сообщение сложное и не укладывается в несколько предложений, то лучше связаться по телефону или встретиться.

  • Повесьте табличку "Не беспокоить". Если Вы в данный момент недоступны, то поставьте статус "невидим", "отошел" или "ушел на обед"

Видеоконференции

За последние несколько лет видеоконференции стали очень популярным видом коммуникации, так как они позволяют сэкономить на коммандировках. Здесь главное всегда знать включены ли камеры и микрофоны, и это позволит Вам не сказать ничего лишнего на камеру.

  • Сидите смирно. Скорее всего у Вас есть знакомые, которые не могут спокойно сидеть на месте. Возможно Вы даже грозились привязать их к стулу во время одной из конференций. Проще говоря, излишние движения могут сильно отвлекать остальных участников конференции, так что старайтесь не качаться на стуле, не ходите по кабинету и избегайте излишней жестикуляции

  • Избегайте ярких, блестящих и пёстрых предметов гардероба. Не рискуйте, одевайте строгие вещи нейтральных тонов.

Конференц-связь

Этикет в конференциях подробно обсуждался ранее. (См. пред. блог-пост)

Смартфоны

  • Не пользуйтесь громкой связью. Если Вы считали, что громкой связью в телефоне пользуются только в реалити шоу, то Вы заблуждаетесь. В последнее время это становится тенденцией среди пользователей мобильных телефонов, что не может не раздражать стоящих рядом людей. Работать в любом месте, конечно удобно, однако далеко не всех окружающих Вас людей интересуют детали Вашей работы.

  • Будьте осторожны с тем, о чём Вы говорите в общественных местах. Для начала, неизвестно кто может Вас слушать, если Вы обсуждаете какую-либо конфиденциальную информацию, к примеру информацию о клиентах. Вообще не стоит обсуждать такие вещи по мобильному телефону, тем более что в большинстве случаев, окружающим не хочется это слушать.