Программа Switchvox Notifier используется для синхронизации работы телефонной станции Switchvox с компьютером под операционной системой Windows и с такими программами Microsoft Office, как Outlook, Word, PowerPoint и Excel.

Содержание

1. Инструкция по установке
2. Настройка
3. Настройка почтового ящика Switchvox в Outlook
4. О программе
5. Центр сообщений
6. Смарт теги или «быстрый набор»

Инструкция по установке

Чтобы установить пакет Switchvox Notifier нужно:

По завершение установки запустите Switchvox Notifier (если он ещё не запущен), после чего на экран выведется панель параметров, которая позволит настроить Switchvox Notifier для работы с Вашей офисной АТС Switchvox.

ВАЖНО: Switchvox Notifier требует разрешения доступа к учётным записям пользователя, поэтому нужно запускать программу Switchvox Notifier от имени администратора.

Настройка

При первом запуске Switchvox Notifier (или когда АТС Switchvox не подсоединена), на экран выведется панель настроек. При помощи этой панели можно настроить работу Switchvox Notifier с Вашей офисной АТС Switchvox.

В панели настроек введите имя хоста (jabber hostname) офисной АТС Switchvox, добавочный номер вашего Switchvox и пароль Switchvox (если у Вас нет данной информации, свяжитесь с оператором в Switchvox для ее получения). Нажмите сохранить (Save) и Switchvox Notifier соединится с Вашей офисной АТС Switchvox и выдаст сообщение об успешном соединении.

ВАЖНО: Если сообщение об успешном соединении не выдаётся, проверьте правильность введенных данных: имя хоста, добавочный номер и пароль. Имя хоста Вашей офисной АТС Switchvox может отличаться от имени хоста, которое Вы обычно используете для доступа к комплекту пользовательских программ Switchvox в Web-браузере.

Как только соединение будет установлено, можно начать работу со Switchvox Notifier. Подробности описаны в разделе «О программе».

Также панель настроек можно использовать для просмотра журнала вызовов Switchvox и для настройки работы программы в Microsoft Outlook. Прочтите нижеприведённые разделы для получения более детальной информации.

Основные настройки Switchvox Notifier.

С помощью основных настроек можно установить домен сети Вашей офисной АТС Switchvox, добавочный номер и пароль. Нажмите сохранить, чтобы сохранить изменения и войдите в свою офисную АТС Switchvox.

Изменение дополнительных настроек. Change Extension Settings

Отметьте флажком, чтобы показать дополнительные настройки для внесения изменений. Для того чтобы случайно не внести изменений, не отмечайте это окно.

Запоминание пароля. Remember Password

Отметьте эту строку, если хотите, чтобы программа запомнила Ваш пароль.

Имя хоста. Jabber Hostname

Введите имя хоста Вашей офисной АТС Switchvox (свяжитесь с оператором в Switchvox для получения данной информации).

Добавочный номер. Extension

Введите Ваш добавочный номер в Switchvox.

Пароль. Password

Введите Ваш пароль в Switchvox. Этот же пароль используется для входа в меню пользовательских настроек Switchvox и для доступа к голосовой почте.

Автоматическое обновление при запуске программы. Automatically check for updates on startup

Отметьте эту строку, если хотите, чтобы программа Switchvox Nitifier автоматически искала обновления. Если для программы доступны обновления, они будут автоматически скачиваться и устанавливаться. Если не отмечать эту строку, Вы не будете автоматически получать обновления программы, но, нажав на «Обновления», сможете проверить их наличие, скачать и установить.

Настройки журнала вызовов Switchvox. Notifier Call Logs Settings

Настройка журнала вызовов позволяет устанавливать количество дней, которое следует отображать в журнале. Также в этом окне можно просмотреть журнал вызовов за любой выбранный Вами период.

Количество прошедших дней, отображаемое в журнале. Number of previous days to log

Выберите количество дней, которое будет занесено в журнал вызовов и будет отображаться в Notifier.

Просмотр журнала за определённый период

Выберите первую и последнюю даты периода, информация о котором Вас интересует и нажмите «Show logs» (показать журнал). Можно подвести курсор к ячейке, чтобы полностью отобразить информацию, содержащуюся в ней. (если информация не помещается в ячейке полностью).

Настройки Outlook в Switchvox Notifier

Настройки Outlook позволяют выбрать функции программы Outlook, отображаемые в Switchvox Notifier. Если Вы не используете Outlook в качестве почтовой программы, советуем отключить Outlook для Switchvox Notifier

Подключение вкладки Outlook в Switchvox Notifier Enable Outlook Tab on Notifier

Отметьте флажком, чтобы пользоваться функциями программы Outlook в Switchvox Notifier. Если убрать флажок, меню не будет отображать функции программы Outlook и вкладка Outlook будет недоступна.

Показать электронную почту. Show Emails

Отметьте флажком, если хотите видеть непрочитанные сообщения от контактов в Outlook, связанных с номером телефона звонящего Вам абонента.

Показать задания. Show Tasks

Отметьте флажком, если хотите видеть невыполненные задачи по какому-либо контакту в Outlook, связанному с номером телефона звонящего Вам абонента.

Показать встречи. Show Meetings

Отметьте флажком, если хотите видеть предстоящие встречи с контактом в Outlook, связанным с номером телефона звонящего Вам абонента.

Автоматическое предложение контактов в Outlook. Auto Suggest Outlook Contacts

Отметьте флажком, если хотите, чтобы Switchvox Notifier автоматически предлагал телефонные номера контактов из Outlook, когда Вы используете программу набора телефонного номера. Можно набрать номер телефона или первые несколько букв имени контакта.

Настройка почтового ящика Switchvox в Outlook

Switchvox Notifier включает в себя дополнение Outlook, которое позволяет синхронизировать работу почтового ящика Switchvox с Outlook.

Когда после установки Switchvox Notifier, Вы в первый раз откроете программу Outlook, на экран выводится следующее окно:

Нажмите установить для того, чтобы продолжить.

Для установки Вашего почтового ящика Switchvox в Outlook необходимо:

Если Вы сначала удалили, затем вновь установили Switchvox Notifier, то при запуске программы Outlook Вы получите сообщение об ошибке. В этом случае использование дополнительной программы «Центра сообщений» будет невозможным. Для того чтобы исправить данную ситуацию, перед повторной установкой программы необходимо очистить кэш памяти ClickOnce от списка приложений. Сделать это можно, запустив Mage.exe, который находится в следующей директории: C:\Program Files\Microsoft.NET\SDK\v2.0\Bin\Mage.exe –cc. Для получения информации о Mage.exe, перейдите по ссылке http://msdn.microsoft.com

Выбор отображаемых папок.

После настройки почтового ящика Switchvox в программе Outlook, можно использовать Outlook для работы с папками, находящимися в почтовом ящике Switchvox (Голосовая почта/Факс, почтовый ящик в меню пользовательских настроек Switchvox). Можно выбрать все папки или только те, которые Вы хотите использовать в Outlook. Если не выбирать какую-то папку, можно найти ее в Вашем почтовом ящике Switchvox, она просто не будет отображаться в Outlook. (В любом случае эту папку можно выбрать и отметить позже, когда она Вам понадобится). Также можно создавать папки, используя Outlook. Они будут доступны в почтовом ящике. Для выбора папок Switchvox в Оutlook необходимо:

Список папок будет выведен на экран, где можно будет выбрать любую, отметив флажком, или наоборот отменить выбор, сняв флажок. Если список папок не выводится на экран, нажмите «Справка» (Query).

Настройка почтового аккаунта Switchvox успешно завершена. В разделе «Центр сообщений» можно найти больше информации о работе с почтой Switchvox в программе Outlook.

Настройка опций набора номера.

Для совершения звонков контактам из Outlook, нужно настроить опции набора в Outlook. Для этого необходимо:

ВАЖНО:

О программе

Этот раздел описывает функции Switchvox Notifier, которыми можно воспользоваться через панель задач компьютера.

Когда поступает входящий вызов или когда Вы совершаете исходящий вызов, в нижнем правом углу экрана, прямо над панелью задач, появляется панель звонков Switchvox Notifier. Программа предлагает Вам несколько инструментов:

Для совершения звонка необходимо:

Входящий звонок. Receiving a Phone Call

Когда поступает входящий вызов, в правой нижней части экрана откроется окно вызова.

Использование окна вызова. Using the Call Panel

Когда поступает входящий вызов или есть активный вызов, окно вызова предлагает инструменты для работы с ними.

Пропуск вызова. Ignore

Нажмите эту кнопку, чтобы обработать звонок согласно вашим правилам обработки звонков (по умолчанию, звонящему будет предложено оставить голосовое сообщение). Это применимо к входящему вызову, на который Вы еще не ответили или к активному вызову.

Действия. Actions

Нажмите эту кнопку для отображения меню, которое позволит запустить Switchboard, создать контакт или задание, назначить встречу или отправить звонящему e-mail.

Если у Вас не установлена программа Microsoft Office 2007, или выключена программа Outlook в панели настроек, действия в Outlook, будут недоступны.

Если звонящего абонента нет в Ваших контактах, тогда Вы можете использовать только опцию – « Создать контакт». Как только звонящий занесен в список контактов, можно создать еще один контакт с тем же номером телефона или создать задание, назначить встречу или отправить звонящему e-mail.

Ярлык Outlook

Ярлык Outlook выводит на экран Ваши контакты в Outlook для данного номера телефона и оповещает Вас о непрочитанных сообщениях, предстоящих встречах и невыполненных заданиях, связанных с этими контактами.

Если у Вас не установлена программа Microsoft Office, или Вы выключили программу Outlook в панели настроек, Ярлык Outlook не выводится на экране.

Если для одного телефонного номера назначено несколько контактов, то отображаются все контакты.

Вкладка История. History Tab

Вкладка История отображает историю звонков. Иконка рядом с каждым вызовом показывает тип звонка– входящий или исходящий.

Меню Notifier

Если кликнуть правой кнопкой мыши по иконке Notifier, отобразится меню со следующими опциями:

Выводит на экран панель звонков. Функция доступна только в случае, если есть активные разговоры и не будет действовать, если панель звонков уже на экране.

Открывает панель Switchboard.

Открывает панель настроек для установки параметров Notifier и просмотра журнала вызовов.

Закрывает Notifier. Данное действие не влияет на «Центр сообщений» в Outlook и смарт теги.

Центр сообщений

Этот раздел описывает характеристики центра сообщений программы Switchvox Notifier. В раздел можно войти через программу Microsoft Outlook.

Функции центра сообщений:

Как только вы прослушали голосовое сообщение или прочли факс, уведомление отмечается как прочитанное.

• Позволяет работу в Outlook, с контактами из Switchvox.
• Быстрый набор номера для контактов Outlook через опцию «Звонок контакту».

Просмотрите раздел «Настройка опций набора номера» для получения более детальной информации по настройке «Звонка контакту» с использованием Switchvox.

Установив свою учетную запись Switchvox в Outlook, перейдите к почтовым папкам в Outlook и нажмите на свою новую учетную запись Switchvox.

Дополнительная программа центра сообщений

Открыв электронное сообщение от Switchvox, Вы можете прослушать прикрепленное к нему голосовое сообщение и использовать дополнительную программу центра сообщений (если у Вас не отображается данная функция программы, возможно, необходимо перезапустить Outlook).

Кнопка «Actions» позволяет использовать функции Outlook, связанные со звонящим абонентом.

Если звонящего пока нет в списке Ваших контактов, в этом случае можно использовать только опцию « Создать контакт». Как только Вы занесете звонящего в список контактов, можно создать еще один контакт с тем же номером телефона, задание, договориться о встрече, или отправить e-mail звонящему.

Смарт теги или «быстрый набор».

Этот раздел описывает использование смарт тегов в Switchvox Notifier, которые также доступны в программах Microsoft Office (Outlook, Word, PowerPoint и Excel).

Смарт теги предлагают Вам набор действий, которые можно совершить в зависимости от типа выбранных данных. В нашем случае значок «Смарт тег» предлагает совершить действия с выбранными номерами телефонов. Можно позвонить по выбранному Вами номеру через Вашу офисную АТС Switchvox.

Чтобы позвонить, используя значок «Смарт тег», нажмите на значок действия над номером телефона. В меню значка выберите «Позвонить через офисную АТС». Switchvox звонит сначала на Ваш добавочный номер, когда Вы возьмете трубку, он звонит на нужный номер.

Включение Смарт тегов в Switchvox.

Если Ваша версия программы Microsoft Office не отмечает значком «Смарт тег» номера телефонов, необходимо включить эту функцию в программе. Возможно, придется делать это для каждой программы.

Для программ Microsoft Office 2007 Word, PowerPoint или Excel необходимо:

1. Выбрать командную кнопку Microsoft Office, затем Опции программы (Program Options) (где Программа - это имя программы, в которую Вы вошли, например Word)
2. Нажать на дополнительные функции. Add-Ins
3. Выбрать «Смарт теги». Smart Tags
4. Нажать «Перейти» Go …
5. Поставить флажок напротив «Помечать текст (данные) значком «Смарт теги». Label text [data] with smart tags
6. Поставить флажок напротив «Номер для звонка» Number to Call («Смарт теги» в Switchvox).
7. Поставить флажок напротив «Номер телефона» Telephone Number (если присутствует эта строка)
8. Нажмите OK.

1. Выбрать вкладку «Орфография» (Spelling tab).
2. Нажать «Автоматическая проверка орфографии» (Spelling and AutoCorrection).
3. Нажать «Опции Автоматической проверки» (AutoCorrect Options).
4. Выбрать вкладку «Смарт теги».
5. Поставить флажок напротив «Помечать текст значком «Смарт теги» (Label text with smart tags).
6. Поставить флажок напротив «Номер для звонка» (Number to Call) («Смарт теги» в Switchvox).
7. Поставить флажок напротив «Номер телефона» (Telephone Number) (если присутствует эта строка)
8. Нажмите OK.